V Międzynarodowa Konferencja Medycyny Mitochondrialnej
MITO2021 konferencja medyczna online – Ze względu na sytuację epidemiologiczną V Konferencja Mitopharmy odbyła się online. W tym niezwykle ważnym dla naszego klienta wydarzeniu wzięło udział ponad 1000 zarejestrowanych użytkowników oraz 9 prelegentów. Wielu z nich to światowej sławy lekarze specjaliści w dziedzinie terapii mitochondrialnych. Uczestnicy mieli dostęp do ponad 90 minut wystąpień/wykładów online, prezentacji ekskluzywnego sklepu online oraz materiałów konferencyjnych.
więcej
MNIEJ
Specjalistyczne konferencje poświęcone medycynie mitochondrialnej odbywają się regularnie od 5 lat i cieszą się coraz większym zainteresowaniem.Tym razem konieczne było przeniesienie eventu do sieci. Oczywiście stanowiło to ogromne wyzwanie zarówno dla organizatorów, jak i dla nas jako dostawcy rozwiązań multimedialnych i technicznych. Chociaż COVID-19 zmusił nas do przeprowadzenia konferencji online, nie chcieliśmy zrezygnować z żadnych aktywności, w których uczestnicy brali udział podczas wcześniejszych konferencji odbywających się stacjonarnie. Więcej: chcieliśmy, by – nic nie tracąc – zyskali nowe, atrakcyjne doświadczenia.
Konferencja medyczna online – wyzwania
W konferencji medycznej bierze udział określona liczba zarejestrowanych uczestników – jest to więc przykład e-eventu zamkniętego, w przeciwieństwie np. do zorganizowanej przez nas w 2018 roku premiery przeglądarki internetowej Opera, do której mógł się włączyć w dowolnym momencie każdy użytkownik sieci.
Zamknięty e-event stawia przed organizatorami dodatkowe wyzwania. Szereg działań, które miały już standardowe rozwiązania w realu, trzeba dostosować do formuły online.
Są to przede wszystkim:
⇨ rejestracja uczestników
⇨ dokonanie płatności za udział w konferencji
⇨ zarządzanie treścią – przed i po wydarzeniu
⇨ zapewnienie wszystkim uczestnikom dostępu do wydarzenia w jednym czasie
⇨ zapewnienie organizatorom kontaktu z uczestnikami przed, w czasie i po konferencji.
Wyobraźmy sobie chociaż kwestię rejestracji, która przy 1000 użytkowników wymagałaby np. skomplikowanej korespondencji mailowej. A sprawdzanie płatności? W jaki sposób informować uczestników o rozpoczęciu transmisji/streamingu wystąpień prelegentów? Kto miałby pomagać w rozwiązywaniu problemów technicznych zgłaszanych przez uczestników w trakcie konferencji? W jaki sposób moderować zapytania na czacie i w jaki sposób na nie odpowiadać?
Odpowiedzią na te wyzwania jest platforma internetowa dla organizatora konferencji uwzględniająca jego specyficzne potrzeby. Za pomocą takiego narzędzia wszystkie wymienione zadania mogą być zrealizowane bez dodatkowego zaangażowania ze strony klienta. Ponadto otrzymuje on od nas gwarancję pełnego bezpieczeństwa danych uczestników i dostępu tylko dla osób upoważnionych.
Jako dostawcy takiej platformy zapewniamy ciągłość jej działania i kompleksową obsługę techniczną. Dajemy szansę, by nasz klient skupił się na swoich merytorycznych celach, a nie ewentualnych wadach i usterkach procesu komunikacji online.
Internetowa platforma do konferencji online
Działanie internetowej platformy do prowadzenia wydarzeń online można porównać do funkcjonowania Centrum Konferencyjnego. Organizator każdego wydarzenia staje przed wyborem miejsca, gdzie się ono odbędzie. Oprócz atrakcyjności samego miejsca w sensie turystycznym decydującym czynnikiem jest infrastruktura takiego ośrodka (venue) – jego zaplecze techniczne i logistyczne.
Podobnie jest w wypadku wyboru platformy internetowej. Jakie narzędzia są nam najbardziej potrzebne? Co sprawi, że nasze wydarzenie w sieci będzie atrakcyjne dla uczestników? O tym wszystkim warto rozmawiać, by funkcje platformy jak najbardziej odpowiadały naszym potrzebom i oczekiwaniom.
Do przeprowadzenia konferencji medycznej https://www.terapiemitochondrialne.pl/ organizator wykorzystał platformę umożliwiającą sprawną rejestrację 1000 uczestników z zachowaniem wymogów RODO.
Zastosowano też unikatowy system streamingu zabezpieczający przed kopiowaniem łącz. Platforma umożliwia uczestnikom dostęp do interaktywnych form komunikacji, np. w formie czatu, głosowania czy sesji Q&A. Uczestnicy mieli możliwość wyboru sali konferencyjnej lub udziału w zamkniętych pokojach spotkań. Całość wydarzenia transmitowana była w zamkniętej platformie, a organizator miał dostęp d szerokiego spektrum danych o uczestnikach i ich aktywności podczas konferencji.
Oprawa multimedialna konferencji medycznej online
Do naszych zadań poprzedzających samą transmisję należało także przygotowanie wielu materiałów cyfrowych wykorzystywanych podczas konferencji. Zaczynając od koncepcji wirtualnej scenografii, poprzez materiały konferencyjne aż po motyw przewodni konferencji pojawiający się w materiałach wideo.
Oprawa wizualna, a zwłaszcza jej spójność, zyskuje jeszcze większe znaczenie przy wydarzeniach online.
W trakcie eventów na żywo uczestnik nie poświęca jej aż tyle uwagi, natomiast w trakcie edycji w sieci przyciągająca oko odbiorcy oprawa często decyduje o atrakcyjności wydarzenia. Materiały konferencyjne muszą być przejrzyste, a prezentacje przygotowane z uwzględnieniem specyfiki komunikacji online. W związku z tym stworzyliśmy specjalne animowane slidery produktowe – krótkie animacje wypuszczane pomiędzy wykładami. Ponadto, korzystając z cyfrowych możliwości, zapewniliśmy tłumaczenia wykładów z języka niemieckiego – w formie audio oraz napisów (audiodeskrypcja).
Konsekwentne działania w zakresie oprawy graficznej zaprowadziły nas jeszcze dalej: zaprojektowaliśmy okładkę książki napisanej przez jedną z prelegentek konferencji pt: “Tarczyca i mitochondria”. Na tym nie koniec: przygotowaliśmy dla wydawcy tej książki billboard sponsorski emitowany w innych mediach. Oto dowód, że podejmując współpracę z MOOV, naprawdę można liczyć na profesjonalne wsparcie od początku do końca przedsięwzięcia. A nawet dalej…
Studio i transmisja online – LIVE
Dla konferencji MITO przygotowaliśmy specjalną scenografię. Część wykładów została nagrana u nas w studio, a dzięki naszemu kreatywnemu podejściu nie był to kolejny standardowy webinar. Staraliśmy się maksymalnie uatrakcyjnić wygląd sceny. W tym celu przygotowaliśmy specjalny setup, składający się z ekranu diodowego oraz podłogi diodowej umieszczony w green boksie.
Z uwagi na obostrzenia pandemiczne część z prelegentów mogła wziąć udział w konferencji wyłącznie zdalnie, część mogła nagrać swoje wystąpienia wcześniej u nas w studio lub wysłać do nas swoje materiały i nagrania. Dzięki zastosowanej przez nas technologii byliśmy w stanie umieścić zdalne wystąpienia w wirtualnej scenografii – po to, by zapewnić wspólną oprawę wizualną i jedną, wspólną wirtualną scenę dla wszystkich prelegentów – niezależnie od tego, gdzie faktycznie znajdowali się w trakcie swojego wystąpienia.
PODSUMOWANIE
Współpraca przy tworzeniu konferencji medycznej online pokazuje, że skutecznie wspieramy klienta na każdym etapie jego projektu: od pracy koncepcyjnej nad całością wydarzenia, przez oprawę wizualną, nagrania studyjne, streaming i wsparcie techniczne.
Na jego potrzeby oferujemy zindywidualizowaną platformę internetową o bardzo wielu funkcjach, które gwarantują realizację wszystkich zadań związanych z organizacją wydarzenia online. Działamy przed, w trakcie i po e-evencie – zaczynając od rejestracji uczestników po publikację materiałów pokonferencyjnych i ich reklamę.
Tak szeroki zakres działań wciąż jest czymś wyjątkowym na rynku i wyróżnia nas spośród innych agencji. To, czego niektórzy dopiero się uczą, my już skutecznie wprowadziliśmy w życie – czy też może należałoby powiedzieć: do sieci.
